Saiba quais documentos ficam na Semog e quais ficam com o condomínio. Veja também qual o prazo para guarda de documentos para casos de fiscalização.
Fazer o gerenciamento e arquivamento de documentos nem sempre é uma atividade tão simples. Isso porque o prazo para guarda de documentos em condomínio pode variar de acordo com cada material.
Determinados documentos financeiros, por exemplo, ficam em poder da Semog por cerca de um ano. Após esse período, eles são transferidos ao síndico, que deve armazená-los por mais quatro anos.
Desta maneira, os documentos trabalhistas continuam na Semog até que o contrato seja encerrado, para fins de fiscalizações. Depois, devolvemos para o responsável pelo condomínio (síndico ou membros do conselho) para ficar lá até o tempo que o documento valer.
Além disso, toda a documentação que estiver com a Semog deve ficar disponível para consulta dos condôminos. Normalmente, as visitas são agendadas e os moradores têm total acesso.
Por que é importante guardar os documentos do condomínio?
Os documentos referentes às contas, os assuntos fiscais, assuntos trabalhistas e contábeis do condomínio são extremamente importantes para o histórico, controle, gestão e tomadas de decisões futuras pela Semog, e posteriormente do síndico.
Além disso, esses documentos podem servir como prova de ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento. Lembrando que, esses documentos são os que comprovam que o condomínio está cumprindo a lei. Por isso, é importante guardá-los até o final de suas vigências.
Assim, para realizar uma boa gestão condominial, a Semog organiza os documentos que devem ser guardados e por qual período. Abaixo vamos te mostrar quais são esses documentos e por quanto tempo deve armazená-los.
Por quanto tempo se deve guardar os documentos do condomínio?
| Tipos de Documentos | Prazo de Guarda |
| Apólices de seguro de vida | 5 anos |
| Cartão de CNPJ | Permanente |
| DARF IRRF | 7 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
| DIRF | 7 anos |
| Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico) | 20 anos |
| FGTS, GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Folha de Pagamento (fins previdenciários) | 10 anos |
| Folha de Ponto | 5 anos |
| Formulário CAGED | 5 anos |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 5 anos |
| GPS | 10 anos |
| Holerite / Recibo de Pagamento | 5 anos |
| Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) | 20 anos |
| ASO, PPP, PCMSO | 20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | 5 anos |
| Recibo de Benefícios (VR, VA, CV, VT) | 5 anos |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
| Extratos Bancários | 6 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 10 anos |
| Livros de atas da assembleia | Permanente |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
| Pastas de Prestação de Contas | 5 anos |
| Plantas do Condomínio | Permanente |
| Apólice de Seguro Patrimonial e de Funcionários | 5 anos |
| AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) | 1 a 5 anos |
Qual o tempo de guarda de uma convocação?
Na tabela acima dá para perceber que todos os documentos referentes ao condomínio devem ser guardados por muitos anos, alguns até 30 anos. Entretanto, quando o assunto é convocação, convenção, assembleias e regimento interno, esses documentos devem ter guarda permanente.
São eles que contam a história da administração do condomínio e que ditam as regras de convivência, investimento e decisões já tomadas.
Por isso a Semog arquiva todos esses documentos da forma mais indicada, os quais são fazer uma cópia digital e armazená-las na nuvem. Assim, quando esses materiais forem para o síndico, ele pode decidir mantê-los permanentemente ou não.
Além dos documentos físicos citados acima, fornecemos a prestação de contas digital e mantemos ela em nosso servidor online.
Como fazer o descarte seguro de documentos com prazo de guarda vencido?
Anualmente faça uma triagem dos documentos e elimine seguramente aqueles cujo prazo de guarda obrigatório já tenha vencido. Use uma fragmentadora de papel, de preferência, para preservar o sigilo das informações.
Passados os prazos legais de guarda, importante também fazer o descarte de informações de ex-proprietários e ex-inquilinos, principalmente para o atendimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Portanto, agora que você sabe o prazo para guarda de documentos do condomínio, a importância de arquivá-los e formas de fazer isso, continue navegando pelo nosso portal e veja mais dicas como essa para seu condomínio.
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